Tata Cara Penggunaan Aplikasi

1. Login ke Aplikasi

Gunakan email dan password yang telah didaftarkan oleh Administrator untuk masuk ke dalam sistem.

2. Mengelola Surat Masuk

Masuk ke menu Transaksi Surat > Surat Masuk. Klik tombol Tambah untuk mencatat surat baru. Isi semua informasi yang diperlukan seperti nomor surat, pengirim, tanggal, dan unggah file pindaian surat.

3. Membuat Disposisi

Setelah surat masuk tersimpan, Anda dapat membuat disposisi dari halaman detail surat. Tentukan tujuan disposisi dan berikan instruksi yang jelas.

4. Mengelola Surat Keluar

Pilih menu Transaksi Surat > Surat Keluar. Lakukan proses yang sama seperti surat masuk untuk mencatat setiap surat yang akan dikirim keluar.

5. Melihat Agenda & Galeri

Gunakan menu Agenda Surat untuk melihat rekap surat berdasarkan rentang waktu tertentu. Menu Galeri Surat digunakan untuk melihat pratinjau file surat yang telah diunggah.

6. Pengambilan Nomor Surat Otomatis

SIPENA menyediakan fitur pembuatan nomor surat otomatis untuk memudahkan penomoran surat masuk dan keluar.

• Surat Masuk (Agenda): Sistem otomatis membuat Nomor Agenda dengan format XXX/YYYY (nomor urut/tahun). Anda juga dapat mengisi Nomor Surat dari pengirim secara manual.
• Surat Keluar: Isi Klasifikasi Surat terlebih dahulu, sistem akan membuat Nomor Surat dengan format [Jenis]/[Nomor]/[Bulan Romawi]/[Kode KKA]/[Tahun]/[Unit] (contoh: B/1/V/WAS.2./2026/Itwasda untuk Surat Biasa Satker Itwasda Nomor ke-1 tahun 2026).

Catatan: Nomor surat yang sudah dibuat tidak dapat diubah untuk menjaga integritas arsip.